Необов’язково мати дизайнерськими навичками, як зробити презентацію ефектну і ефективну. Для цього існує пристойна кількість безкоштовних і простих у використанні інструментів і сервісів. Деяких з них – в нашій добірці.
Як зробити презентацію
Для того, щоб підготувати хорошу презентацію, спершу треба визначити, для чого ви її готуєте – для виступу або читання. Головна відмінність – у вигляді і обсязі тексту.
Презентація для виступу – допоміжний інструмент для спікера, тому тут потрібно максимум картинок і мінімум тексту (які-небудь важливі тезаи або цифри).
- Вибрати програму для презентацій
Підготовка презентації на комп’ютері починається з визначення програми для роботи.
Вибір встановлюваних і онлайн програм широкий. Трохи докладніше про “лідерів хіт-параду”:
Microsoft PowerPoint. Якщо користуєтеся Ворд на своєму комп’ютері, то ймовірність наявності PowerPoint близька до 100 відсотків. Потрібно тільки знайти її серед встановлених програм.
Google Презентації. Сумісна зі стандартною версією PowerPoint. А значить, можна зберігати і завантажувати для роботи презентації в форматі .pptx
Подальші інструкції будуть до Microsoft PowerPoint. Однак основні особливості як зробити презентацію, наповнити матеріалом і дії з доопрацювання підходять і користувачам інших програм.
- Створити та зберегти презентацію
Нова презентація створюється автоматично при запуску. Вибрати відповідний фон або шаблон можна як на цьому етапі, так і пізніше. Важливо відразу ж зберегти презентацію на комп’ютері з унікальною назвою. Послідовність дій: «Файл – Зберегти як». При закритті незбереженого документа програма нагадує про цю необхідність. Онлайн збереження відбувається зазвичай автоматично.
Класичне питання першого етапу роботи – як відновити незбережену презентацію. Не все втрачено, навіть якщо зберегти забули. Зазвичай програма робить резервну копію, і її можна буде відкрити.
Дії для відновлення: «Файл – Відомості – Управління презентацією – Відновити незбережені презентації». Для появи останнього документа в списку для відновлення може знадобитися перезапуск PowerPoint.
- Зробити структуру презентації
Облік структури, як зробити презентацію, допоможе правильно організувати інформацію на слайдах, публіці легше розуміти матеріал, а виступаючий не збиватися.
Структура ефективної презентації:
Вступ. Допомагає зорієнтуватися учасникам презентації. Один-чотири слайди з назвою, метою, коротким змістом та інформацією про виступаючого.
Основна частина. Містить смисловий зміст презентації, розкриває заявлену тему в інформаційно, доказуючому, звітному вигляді.
Резюме. Може ще раз коротко повторювати найважливіші моменти у вигляді висновків і рекомендацій.
Висновок. Загальноприйнятим завершенням презентацій є слайд з вдячністю. Наприклад, текст або картинка спасибі за увагу. Додають також контактні дані виступаючого або організації, яку він представляв. Добре, якщо завершальні слайди будуть оптимістичними, що підвищують настрій учасників або їх впевненість в успіху.
4. Визначити заголовки слайдів
Швидко переглянути всі матеріали, які планується використовувати.
Загальні назви, а також заголовки глав, розділів і т.п. і можуть стати заголовками слайдів, які будуть відображати всі важливі частини презентації, ідеї, висновки. Потрібно, як зробити презентацію, записати ці назви, зробивши основу слайд-шоу.
Ручним або програмним способом потрібно розсортувати слайди відповідно до ключової ідеї і логіки презентації.
Вручну – використовувати невеликі листочки (стікери), так як їх зручно буде пересувати, вибудовуючи логічну послідовність майбутнього змісту.
У комп’ютерних програмах зі створення презентацій знадобиться «Сортувальник слайдів»
Щоб виділити слайд в презентації досить натиснути на потрібну мініатюру.
5. Згрупувати слайди по розділах
У режимі сортувальника слайдів потрібно створити розділи, перейменувати їх: вступ, основна частина, резюме, висновок. Всі слайди з заголовками розподілити між розділами шляхом їх виділення і перетягування відповідно до етапів презентації. Додати відсутні слайди.
Після створення структури з заголовків і розділів можна змінити фон презентації і приступити до наповнення змістом.
6. Додати фон презентації
Якщо фон для презентації не обраний на самому початку, то тепер саме час його підготувати.
Визначити, який фон краще використовувати для презентації
Для виступу – темний фон і світлі букви. Так краще видно на екрані і менше втомлюються очі
Для друку – навпаки, світлий фон і темний шрифт.
7. Додати інформацію на слайди і обробити її
Тепер розкрийте зміст заголовків, додаючи інформацію в «Текст слайда». Як зробити презентацію, важливо додавати той матеріал, який необхідний і цікавий для аудиторії, виключаючи несуттєве. Текстом інформацію дуже легко перевантажити, тому матеріал варто максимально спрощувати для кращого розуміння.
8. Вибрати шрифт
Який шрифт використовувати в презентації? – Розмір шрифту на слайді – від 20 одиниць (пунктів). Дрібний шрифт важко читати при демонстрації. Заголовки повинні бути більшими основного текстового матеріалу. Оптимальні розміри задаються в шаблонах за замовчуванням.
Легше сприймається варіант шрифту без зарубок (Sans serif), тобто без невеликих ліній на кінцях букв.
Не рекомендується використовувати велику кількість шрифтів, так як це створить відчуття неоднорідності інформації. Написання заголовків і змісту може відрізнятися, але має належати одному сімейству шрифтів.
9. Візуалізувати інформацію
Під час виступу інформація у вигляді тексту сприймається з затримкою, так як необхідний час на її читання і розуміння. Тому варто максимально замінювати текст візуальними матеріалами.
Для додавання об’єктів потрібно використовувати вкладку «Вставка».
Що можна вставити на слайд презентації:
Таблиці Excel.
Зображення. (Зображення анімовані і статичні, знімки, малюнки, фотографії).
Ілюстрації у вигляді діаграм, фігур і смарт-об’єктів.
Посилання. Переходи всередині презентації і гіперпосилання на зовнішні джерела.
Мультимедіа (звук, відео і запис з екрана), а також flash.
Текст.
Вставити картинку в слайд, а також інші об’єкти вставки можна і за допомогою піктограм у робочому полі. Всі огріхи зображень дуже помітні при демонстрації через проектор. Тому картинки для презентацій потрібні хорошої якості і дозволу.
Відео та звук редагуються через «Відтворення». Після додавання стає доступною вкладка «Формат», де можна застосувати різні ефекти.
Відео варто відредагувати, прибравши непотрібні частини і скоротивши тривалість. Щоб не налякати учасників гучними звуками музики в презентації відрегулюйте рівень і тривалість появи і згасання.
Робити анімацію в презентації можна, якщо хочеться додати більше ефектів, трохи збільшити час демонстрації, повеселити учасників і зробити акцент на інформації.
Переходи між слайдами логічно використовувати при зміні розділів.
10. Акцентувати увагу на важливому
Всі важливі елементи і об’єкти на презентації потрібно певним чином розташовувати на слайдах, виділяючи, регулюючи їх розмір і не перевантажуючи кількістю.
Обережно потрібно користуватися виділенням тексту. Варіанти виділення: колір, розмір, курсив і т.д.
Короткі повідомлення підсилюють зображення. Їх можна розміщувати під кутом, особливо якщо це відповідає загальному напрямку змісту малюнка.
Самі зображення варто відкоригувати. наприклад,
збільшити або зменшити розмір,
видалити фон,
змінити розмір і прозорість,
обрізати картинку, позбавивши від зайвих (непотрібних) частин.
11. Переглянути і відредагувати
Підсумковий перегляд, як зробити презентацію, виявляє помилки і інші недоробки, які редагуються. Переглянути слайди в PowerPoint як слайд шоу можна за допомогою комбінації клавіш:
з першого слайда – F5,
з виділеного слайда – поєднання Shift F
Налаштування демонстрації презентації – на вкладці «Слайд-шоу».
Під час презентації з використанням проектора замітки до слайдів не відображаються, а доступ до використовуваного комп’ютера теоретично може бути утруднений. Тому треба про всяк випадок роздрукувати або зробити відео з презентації.
Як зробити презентацію креативно – поради від експертів
12 універсальних порад, з якими вам відкриються всі двері і поштові скриньки. У статті Тоні Роббінс, Гай Кавасакі і Стів Джобс діляться своїми порадами, як зробити презентацію на замовлення краще. А ми додали ще трохи. Читаємо!
№1. Розкажіть історію
Людський мозок був розроблений, щоб реагувати на історії як на механізм виживання (не покидає печеру! Великий мамонт, блукаючий по області!) і розважальний механізм (… і потім, коли мамонт наблизився, я вискочив з мого укриття і почав ревіти, як лютий звір …).
Історія – це те, як ми сприймаємо і обробляємо світ фактів навколо нас. Історії набагато цікавіші, ніж факти, тому що вони нас розважають. Сторітеллінг допомагає аудиторії зрозуміти і згадати презентацію.
Замість того, щоб представляти вашу роботу виключно як ряд фактів (бюджети, цифри, розбивки), організуйте свої факти в історію.
№2. Задавайте питання в вирішальні моменти
Заяви звучать банально і очікувано. Оскільки, як зробити презентацію, яка по суті, складається з ряду тверджень, складених разом, важливо не переборщити.
Що якщо ви поставите питання?
Питання розбиває ваш регулярний ритм вистави і допомагає відзначити найважливіше. Більш того, питання перетворює вашу презентацію з пасивної історії в активний квест, який аудиторія може досліджувати самостійно через свої відповіді.
№3. Організуйте презентацію в 3 пункти.
Щось в трійках зачаровує людський розум і допомагає йому краще зберігати інформацію. Магія чи ні, номер три працює на ура. В кінці презентації ми всі можемо згадати три речі, які були сказані.
Чому б не взяти на себе відповідальність і організувати презентацію в три основні моменти або виведення? Будьте впевнені, що ваша аудиторія звертає увагу на важливі речі, а не на незначні деталі.
Навіть якщо ви робите більше трьох пунктів, що, швидше за все, буде, ви можете організувати всі свої другорядні моменти в трьох основних розділах. Таким чином, ви можете легко вирішити як зробити презентацію і узагальнити її суть в кінці.
Вартість, терміни, результати. Проблема, пропозиції, рішення. Початок, середина і кінець. Не забудьте розділити його на три!
№4. Гумор
Гумор змушує світ рухатися вперед. Те ж саме справедливо і для ділового світу. Зрештою, ніхто не любить працювати з надто жорсткими і серйозними людьми.
Тому, навіть коли ви презентуєте перед важливим клієнтом або інвестором, не забудьте використовувати гумор у своїй презентації. Це не означає, що ви повинні весь час жартувати. Це просто означає бути веселим, життєрадісним і представницьким.
Хоча при використанні гумору може бути складно вибрати правильний тон, це одна з кращих презентаційних ідей для роботи. Гумор ламає лід між вами і вашою аудиторією. Це допомагає всім почувати себе легко і добре ставитися до вас (що може привести до поліпшення результатів вашої презентації). І це також допомагає людям сприймати ідеї, які ви пропонуєте у своїй презентації.
№ 5. Створіть свою презентацію для переконання, а не відволікання.
Створіть презентацію з метою. Не презентацію, якою просто заповнюєте порожню стіну позаду вас. Створіть файл, який доповнює вашу презентацію як оповідну історію.
Це означає вибір дизайну презентації, який найкращим чином відповідає вашій описовій структурі. Хороші ідеї як зробити презентацію легко губляться в посередньому дизайні. Вам потрібні презентаційні слайди, які виділяють ваші інноваційні ідеї.
І це також означає використання лапок, ключових фраз, зображень та інших візуальних елементів, які підтримують і поліпшують, а не перезаписують переконливі повноваження вашої презентації.
Подумайте про свою презентацію як способі вести свою аудиторію через презентацію, зберігаючи при цьому їх увагу та зосередженість на кожному моменті.
№ 6. Не читайте зі своїх слайдів.
Читання зі слайда, недалекого для глядачів, нудно і змушує вас виглядати непідготовленим. Ваша презентація не потрібна, щоб нагадати вам, що сказати, а щоб допомогти вашій аудиторії краще зрозуміти ваші слова і дії.
Коли ви читаєте презентацію, ваша аудиторія неминуче буде читати разом з вами. І було показано, що наші думки блукають 20-40% часу під час читання.
Це означає, що поки ви читаєте слайди, ваша аудиторія рухається вниз по абстрактній смузі, задаючись питанням, чи не залишили вони залізо або що у них на обід. І це не те, про що ви хочете, щоб вони замислювалися!
Зробіть текст слайдів коротким і використовуйте його тільки для виділення важливих моментів або для позначення заголовків різних розділів презентації.
Експерти згодні один з одним: велика кількість тексту вб’є вашу презентацію. Правило номер один в популярній статті Сета Годіна про те, як зробити відмінні презентації на замовлення: «Не більше шести слів на слайді.. Не існує настільки складної презентації, щоб порушити це правило». Техніка Сета полягає в тому, щоб використовувати слайди як заголовок глави для обговорювання, підкреслюючи важливість усної сторони презентацій. Він посміхається глядачам, робить зоровий контакт і розмовляє.
Якщо вам потрібно створити презентацію на замовлення і викликати максимальний ефект на виступі, такий варіант підійде. Якщо ж ви плануєте розсилати презентацію через пошту / месенджери після виступу, краще створити одну презентацію для виступу і другу для розсилки.
Ваші слайди ніколи не повинні бути милицею для презентації, якщо ви не можете згадати, що сказати. І вони не повинні містити більше кількох рядків тексту.
Гуру публічних виступів Гай Кавасакі розробив правило для тривалості презентацій на замовлення – 10/20/30. Він вважає, що хороша презентація повинна мати не більше 10 слайдів, тривати не більше 20 хвилин, а розмір шрифту повинен бути не менше 30 пунктів. Це правило допоможе вам зосередитися на своєму основному повідомленні і сказати лише найпотрібніше.
Слайди не для читання, а для того, щоб швидко підкреслити ключові моменти.
№ 7. Використання зображень для абстрактних ідей.
Графіки і діаграми, які ілюструють вашу точку і допомагають підкреслити її. Крім того, додайте зображення, які впливають на аудиторію і роблять суть вашого аргументу незабутнім.
Є різниця між тим, що ваше рішення скоротить витрати на 20% і покаже, що це схоже на графіку з реальними числами. Це допомагає довести ідею від абстрактної області теорії до конкретної області фактів.
І не просто дотримуйтеся традиційних візуальних презентацій. Зрештою, це не 1998 рік. Пам’ятайте, що сьогоднішні круті презентації – це не те ж саме, що десять років тому.
Уявіть свою презентацію в поточну епоху, включивши в неї безліч ваших візуальних елементів. Використання графіки, emojis і навіть gifs, де це доречно, допоможе створити презентацію на замовлення і втілити її в життя.
№ 8. Виділіть важливі точки за допомогою візуальних метафор.
Візуальні зображення, будь то emojis, графіка або зображення, не повинні використовуватися безоплатно у вашій презентації. Замість цього все, що ви вкладаєте в слайд-шоу, повинно мати певну мету.
Потужний спосіб, як зробити презентацію, використання зображень – візуальні метафори. Не просто скажіть своєму клієнтові, що з вашим планом нові послідовники прийдуть до них, як бджоли на мед. Проілюструйте його зображенням, щоб допомогти думкам.
Візуальні образи ситуації, з якою ми вже знайомі, допомагають зберегти точки в нашій пам’яті більше. Вони дають нам щось легке в зверненні.
Джерела хороших безкоштовних шрифтів – Fontsquirrel або Dafont, а для безкоштовних фотографій використовуйте Pixabay, Unsplash і Pexels. Тепер у вас немає виправдань!
№ 9. Зробіть свої приклади персональними.
Тоні Роббінс вважає, що ключ до приголомшливої презентації – вірити в те, що ви говорите на 100%, говорити прямо від серця і намагатися розповісти людям щось реальне, тому що «інформація без емоцій не зберігається».
Ще одна творча ідея, як зробити презентацію – персоналізувати вашу розмову для конкретної аудиторії, з якою ви розмовляєте кожен раз. Будучи потенційним клієнтом, аудиторією на конференції або потенційним інвестором, ви завжди можете налаштувати і персоналізувати свій досвід презентації конкретної аудиторії.
Наведіть приклади у своїй презентації, які привернуть аудиторію і покажуть, як ваше рішення принесе їм користь.
№ 10. Додайте музику!
Це може бути незвичайна практика в більшості презентацій, але доведено, що вона працює. Згідно з дослідженням, зробленим Рональдом Берко з Університету Джона Хопкінса, «Музика, вбудована у всю презентацію PowerPoint, може утримати увагу, одночасно змістивши контент в довготривалу пам’ять».
І це не нова наука! Ми все це знаємо багато десятиліть. Приклад: чи можете ви подумати про те, скільки фільмів ви бачили в своєму житті, у яких не було музики? Я дам вам підказку: нуль!
З тих пір як ми дізналися, як додати звук в фільми, ми не тільки записуємо діалог, а й музику з них. Тому що музика дає правильний емоційний ефект і додає хвилювання.
Тому спробуйте цю новаторську презентаційну ідею і додайте відповідну музику в наступну презентацію, щоб допомогти втілити її в життя і створити презентацію на замовлення.
№ 11. Репетируйте.
Більшість гуру, як зробити презентації, підкреслюють важливість контакту з аудиторією і посмішки, а також застерігають не обертатися спиною і не задивлятися в ноутбук. Хороша практична порада від автора і популярного публічного доповідача Гарра Рейнольдса – використовувати пульт, щоб призупинити або просувати презентації, щоб у вас був час бути спонтанним і контролювати потік презентації.
№ 12. Не бійтеся помилок.
Стів Джобс був легендарним оратором, який ретельно і витончено практикувався перед виступом. У нього навіть були резервні анекдоти, готові заповнити час. Одного разу технологія, яку він використовував для презентації, не вдалася. Він сказав: «Ви робите помилки. Найкраще визнати їх швидко і продовжити вдосконалення».
